Règlement d'occupation et usage

Art. 1 : DISPOSITIONS GENERALES

1. Les différentes salles de la maison des villages TouChaBli peuvent être occupées par toute personne
physique ou morale.
2. Sont autorisées : les occupations pour l’organisation de :
     soirée privée (mariage, communion, baptême, anniversaire familial, souper, …) à laquelle ne
peuvent participer que des personnes nommément et anticipativement invitées par le demandeur
de la salle (à charge pour le demandeur de s’assurer que l’accès soit strictement contrôlé par lui
ou par toute personne habilitée à cet effet),
     diverses activités d’une association (assemblée générale, souper, ...)
3. Les soirées dansantes ouvertes au public sont interdites. Toute soirée privée qui s’avère être en
fait une soirée publique ou qui se transformerait en cours de déroulement en soirée publique,
sera immédiatement arrêtée par le responsable de salle, avec appel aux Forces de l’Ordre en
cas de nécessité.
4. Le niveau sonore mesuré dans la salle ne pourra pas être supérieur à 80 décibels après 22 heures.
5. Le nombre d’entrées est limité de manière à ce que la capacité de la salle réservée ne soit
jamais dépassée. Le responsable de salle ou un membre du Conseil d’Administration peut, à
tout moment, par tout moyen qu’il jugera utile, vérifier que l’occupation respecte bien le contrat
signé entre les parties et que le nombre de personnes présentes ne dépasse pas la capacité
d’accueil.
6. La conclusion d’une convention d’occupation ne décharge nullement l’organisateur de procéder
aux formalités en vue d’obtenir les autorisations nécessaires à l’organisation de la
manifestation (Unisono, assurances, dossier de sécurité pour les événements publics …).
7. Le demandeur ne pourra disposer des locaux réservés que si dans les délais requis par le
présent règlement :
    il signe la convention se rapportant à son occupation,
    il s’acquitte du montant de l’occupation et de la caution,
    il s'engage à se couvrir en R.C. pour l'événement
8. L’acceptation des conditions d’occupation reprises dans la convention signée par l’occupant dégage
l’asbl TouChaBli de toute responsabilité du chef de l’occupation de la salle réservée (y compris
vestiaire, cuisine, bar, salle de réunion). Le non-respect du présent règlement et des clauses
contractuelles entraînera d’office l’annulation du contrat.
9. Les Tribunaux de Tournai sont compétents pour trancher toutes les contestations pouvant
naître du présent règlement ainsi que du contrat d’occupation établi entre les parties.

Art. 2 : HORAIRES/DISPONIBILITE/DISPOSITIONS SPECIFIQUES

1. Les salles se réservent :
    soit pour une durée de 2 heures consécutives pour la petite salle seule
    soit pour une journée en semaine pour l'ensemble des locaux
    soit un week-end pour l'ensemble des locaux
2. Ouverture et fermeture des locaux :
La remise des clés à l’occupant se fait au moment de l’état des lieux d’entrée.

Après l’occupation de la salle, la remise des clés au responsable de la salle se fait au moment de l’état des lieux de sortie.
3. Le demandeur est tenu de quitter les lieux occupés en dernier et de vérifier avant de s’en aller,
que tout est en ordre tant au niveau électricité, gaz, eau, chauffage qu’au niveau de la fermeture
des portes et fenêtres, et ce dans tous les locaux qu’il a occupés (cuisine, bar, salle de réunion,
toilettes, vestiaire, ...).

Faute d’observer cette règle, il se verra imputer la responsabilité de tous
dégâts, accidents, ou autres problèmes qui pourraient résulter de ce manquement et se verra
facturer le montant total des réparations qui seraient éventuellement à réaliser.
4. Le demandeur devra se conformer aux directives qui lui seront données par le responsable de la
salle, notamment en matière de sécurité et d’hygiène. Les portes d’accès et les sorties de
secours doivent être libres de tout objet pouvant entraver une évacuation rapide des lieux.
5. L’évacuation complète des déchets ainsi que le nettoyage et la remise en ordre des locaux
devront être achevées pour la fin de la période de mise à disposition
6. Il est strictement interdit (liste non exhaustive) :
    par mesure de prévention contre l’incendie, il est interdit d’introduire des bonbonnes de gaz ou de barbecue dans les locaux réservés, d’allumer des bougies, des cierges ainsi que tout autre ornement du
genre fumigènes et d’éviter l’apport de matériaux ou tissus inflammables.
    de modifier les réglages du beer-cooler du bar,
    de fumer ou de vapoter dans les locaux. L’occupant s'assurera que les fumeurs utiliseront l'endroit prévu à cet effet
    d’utiliser un générateur de mousse
    de suspendre quoi que ce soit au plafond et structures d’éclairage, de fixer, et ce par n’importe
quel moyen, quoi que ce soit dans les murs. En cas de non-respect de ces points, toute
dégradation constatée par le responsable de salle (dégâts dans la peinture/revêtement mural ou
sol ou plafond), un montant de 50 euros sera d’office retenu sur la garantie qui a été versée. Si
toutefois les dégâts causés étaient de plus grande envergure, les frais de réparation de ces
dégâts seront intégralement facturés (déduction faite de la caution à rembourser).
    de tirer des feux d'artifice et de troubler l’ordre public,
    de céder ou mettre à disposition les locaux à une tierce personne.
7. Tout utilisateur qui déclencherait volontairement et abusivement le système d'alarme s’expose à
devoir payer les dégâts occasionnés.
8. En cas de perte de clés, le coût du changement de barillet ainsi que le coût des nouvelles clés
seront intégralement facturés (déduction faite sur la caution à rembourser)

Art. 3 : RESERVATIONS

Dispositions générales
1. La salle ne pourra pas être occupée ni utilisée exclusivement par des mineurs. L’utilisation de la
salle par des mineurs aura pour impératif de nommer une personne majeure responsable de la
location.
2. La demande doit être introduite au minimum 15 jours avant la date de location et maximum un
an à l’avance. Ce délai peut néanmoins être réduit en cas de non-occupation des salles à la
date souhaitée.
3. Toute demande d’occupation doit se faire via la site internet auprès de l’administrateur.trice de l’asblTouChaBli s’occupant de la location des salles.

Le demandeur s’engage à ne pas servir de prête-nom pour masquer les utilisations d’associations ou ASBL, de particuliers, même adhérents, ou d’utilisation extérieure. Dans le cas contraire, le demandeur prête-nom pourra se voir interdire toute location de locaux gérés par l’asbl TouChaBli.
Option
4. Lorsque la date souhaitée par un demandeur est libre, ce dernier a un délai de 7 jours afin de payer la caution qui confirmera la réservation de la salle.
Passé ce délai, la demande d’occupation sera automatiquement annulée et la date retenue
libérée. Il est toutefois demandé au demandeur qui bénéficie de cette mesure d’option de bien
vouloir avertir l’administrateur.trice de l’asbl TouChaBli s’occupant de la location des salles au
terme du délai accordé, du choix qu’il aura posé.
Confirmation
5. Toute option doit être confirmée par le paiement de la caution et la signature de la convention de
location.
6. Lorsque l’occupation est accordée à une association, la demande de confirmation reprendra :
    la dénomination exacte de ladite association,
    la mention du siège social,
    le numéro d'enregistrement à la BCE,
    le nom, prénom, adresse complète et numéro de téléphone du responsable,
    le motif exact de l’occupation,
    la date réservée,
    les locaux retenus (grande salle, salle annexe, cuisine),
L’association s’engage à ne pas servir de prête-nom pour masquer les utilisations de
particuliers, même adhérents, ou d’utilisation extérieure. Dans le cas contraire, l’association
prête-nom ne pourra plus louer de locaux gérés par l’asbl TouChaBli.
L’occupation se fera sous la responsabilité du président de l’association ou d’un
administrateur dûment mandaté par le président.
Caution
7. Afin de confirmer la réservation, en plus de la signature de la convention, le montant de la caution doit être payé par le demandeur.
Paiement de l’occupation
8. Le montant de l’occupation sera payable au minimum une semaine
avant l’occupation sur le compte de l’asbl TouChaBli conformément aux modalités reprises sur
la note de frais. A défaut de paiement de ce montant, l’occupation sera interdite et la cation sera perdue.
Annulation d’une occupation
9. L’annulation d’une réservation doit se faire obligatoirement par mail par le demandeur.
10. La caution versée à la signature de la convention sera perdue.
11. En cas d’annulation pour cause indépendante à la volonté du demandeur sur base d’un
justificatif probant, l’entièreté des montants payés sera remboursée.

Ce justificatif doit être joint au mail de demande d'annulation.
Report d’une date d’occupation à une date ultérieure
12. Il sera permis au demandeur de reporter son occupation à une date ultérieure à condition,
    qu’il paie le montant total de la location prévue à la date initiale
    que le report de date se fasse endéans les 365 jours qui suivent à condition que les locaux
soient libres d'occupation à la date souhaitée par l’occupant.
    une adaptation du tarif sera faite en fonction du prix des salles au moment du changement.

Art. 4 : CAUTION

1. Tout demandeur, y compris les organismes bénéficiant de la location gratuite, s'acquittera
d'une somme de 300 euros à titre de caution. Cette somme sera versée sur le compte de
l’asbl TouChaBli . Les dates de location seront alors bloquées au profit du demandeur.
2. Si des dégâts sont constatés, ceux-ci seront indiqués par le responsable de la salle dans
l’état des lieux de sortie. L’état des lieux sera visé par les deux parties. La réparation des
dégâts sera déduite de la caution.

Art. 5 : HEURE DE FERMETURE

A. Pour les évènements publics
Fermeture de la salle à 1 h du matin avec la possibilité de demander une dérogation à la Ville de
Leuze afin de pouvoir continuer jusque 3 h.

Il y a lieu d'entrer un dossier de sécurité au maximum 3 mois et au minimum 6 semaines avant la date de l'événement.
B. Pour les évènements privés, pas de limite d'heure à condition de :
    de poser une affiche « évènement privé » sur la porte
    de pouvoir montrer une preuve que les invités ont reçu une invitation personnelle
    de dresser une liste très précise des invités présents
S’il y a un contrôle de police, le locataire doit pouvoir fournir cette liste et les policiers demanderont
la carte d’identité de quelques personnes au hasard dans la salle. Le nom de ces personnes doit se
trouver sur la liste.

Art. 6 : ASSURANCE RESPONSABILITE CIVILE

Le demandeur est tenu de présenter au responsable de la salle la preuve de la souscription à une
assurance en Responsabilité Civile lors de l’état des lieux d’entrée pour pouvoir recevoir les clés.

Art. 7 : NETTOYAGE – GESTION DES DECHETS

A. Dispositions générales
1. Le demandeur est tenu de se conformer à ce qui est précisé ci-dessous quant aux dispositions
pour le nettoyage et la gestion des déchets.
2. En cas de non-respect de ses obligations de remise en état des lieux occupés constatées
par le responsable de la salle dans l’état des lieux de sortie, une pénalité de 100€ sera
déduite de la caution versée par le demandeur.
3. Un montant forfaitaire pour les frais de nettaoyage est compris dans le prix de la location.

B. Dispositions spécifiques quant à la remise en ordre et au nettoyage des locaux occupés
4. Il est demandé à l’occupant, après son occupation des lieux de procéder  au nettoyage de la cuisine :
    les frigos et congélateurs seront débranchés, vidés, nettoyés et resteront ouverts.
    les fours seront vidés, nettoyés et resteront ouverts.
    Les plans de travail se retrouveront dans une état de propreté irréprochable
> au niveau des toilettes : le papier toilette, les essuie-mains et savons ne sont pas fournis.
L’occupant veillera à l’absence de salissures sortant de l’ordinaire pour pareil endroit. Il
nettoiera les cuvettes des WC et urinoirs.

5. Le nettoyage des abords est à charge de l’occupant : ramassage des papiers, bouteilles,
mégots... Dans un rayon de cinquante mètres aux alentours de la maison TouChaBli,
l’organisateur veille à assurer le nettoyage de l’espace public et l’enlèvement des déchets que la
concentration de public a engendrés.
6. L’évacuation des déchets sera de la responsabilité du preneur après l’occupation de la salle.

> les sacs poubelles ne sont pas fournis

7. Une bulle à verre se trouve près de la salle
 

Art. 8 : TARIF

1. Le montant de l’occupation est fixé en fonction du tarif en vigueur le jour de la confirmation
écrite de la réservation.
2. Le prix de l’occupation ne couvre pas :
    les charges liées à la consommation de chauffage, d’électricité et d’eau
    les droits d’auteur en cas de diffusion de musique : unisono